Prečo digitalizovať
Papier má lehotu — a nie je to len o mieste v skrini
Digitalizácia nie je otázka pohodlia. Väčšina dokumentov, ktoré verejná inštitúcia vytvorí, sa musí uchovávať roky až desaťročia — a musí byť po celý čas čitateľná a dohľadateľná.
Dohľadateľnosť pri kontrole
Keď príde kontrola alebo žiadosť o informácie, nemusíte prehrabávať šanóny. Dokument máte vrátane presného zaradenia a dátumu k dispozícii hneď.
Papier sa kazí, digitál nie
Vlhkosť, svetlo, termopapier, ktorý vybledne, poškodené väzby. Naskenovaný dokument v archívnom formáte nestarne a dá sa bez straty kvality kopírovať.
Kontinuita pri zmene ľudí
Keď odchádza kolegyňa, ktorá vedela, „kde čo je", odchádza s ňou aj pamäť inštitúcie. Prehľadná evidencia túto znalosť udrží na papieri aj po nej.
Čo spracúvame
Od faktúr po stavebnú agendu
Spracúvame bežnú agendu verejných inštitúcií aj dokumenty, s ktorými si obyčajná kopírka neporadí — zošité zväzky, veľké formáty či poškodené staré listiny.
Účtovná agenda
Faktúry a objednávky
Prijaté aj vydané faktúry, objednávky, pokladničné doklady. Spracované tak, aby sa dali priamo použiť aj pre povinné zverejňovanie.
Právna agenda
Zmluvy a dohody
Nájomné zmluvy, dohody o spolupráci, dodatky. Zaradené chronologicky a podľa zmluvnej strany.
Registratúra
Úradná korešpondencia
Podateľňa, zápisnice z porád a rád školy, rozhodnutia, prijatá a odoslaná pošta.
Stavebná agenda
Povolenia a kolaudácie
Stavebné povolenia, kolaudačné rozhodnutia, geodetické podklady a súvisiaca dokumentácia.
Technická dokumentácia
Výkresy a projekty
Projektová dokumentácia, situácie, schémy sietí, revízne správy a protokoly.
Ostatné
Fotografie a zväzky
Fotodokumentácia, kroniky, viazané knihy a zošité zväzky — skenované bez rozoberania väzby.
Máte iný typ dokumentov? Napíšte nám a navrhneme postup — konzultácia je bez príplatku.
Ako to prebieha
Štyri kroky, žiadne prekvapenia
Každý krok má písomný výstup, takže máte kedykoľvek prehľad, kde sa vaše dokumenty nachádzajú a čo sa s nimi stalo.
-
KROK 1
Obhliadka a ponuka
Prídeme k vám, pozrieme sa na rozsah a stav dokumentov a pripravíme cenu. Bez záväzku.
-
KROK 2
Zmluva a prevzatie
Podpíšeme zmluvu o spracúvaní osobných údajov a protokol o prevzatí. Skenujeme u vás alebo u nás — rozhodujete vy.
-
KROK 3
Skenovanie a spracovanie
Každá strana sa naskenuje, prevedie do archívneho formátu, dostane textovú vrstvu a zaradí sa do evidencie.
-
KROK 4
Odovzdanie
Odovzdáme digitálny archív na šifrovanom nosiči, vrátime originály a podpíšeme preberací protokol.
Technika a výstupy
Profesionálna technika, nie kancelárska kopírka
Kvalita skenu rozhoduje o tom, či bude dokument o dvadsať rokov čitateľný a či sa v ňom dá vyhľadávať. Preto pracujeme s technikou určenou na archívnu digitalizáciu.
Dva typy skenerov, dva typy dokumentov
Voľné listy spracúvame produkčným skenerom s automatickým podávaním — rýchlo a v jednotnej kvalite. Zošité zväzky, knihy a poškodené dokumenty skenujeme zvrchu, bez rozoberania väzby a bez namáhania papiera.
Textová vrstva v slovenčine aj maďarčine
Každá strana dostane textovú vrstvu, takže dokument nie je len obrázkom — dá sa v ňom vyhľadávať a prečíta ho aj hlasová čítačka pre nevidiacich. Rozpoznávame slovenské aj maďarské texty.
- Výstupný formát
- PDF/A — archívny formát určený na dlhodobé uchovávanie, otvoriteľný v každom PDF prehliadači
- Rozlíšenie
- 300 DPI, pri poškodených alebo drobných predlohách vyššie
- Rozpoznávanie textu
- Slovenčina a maďarčina, s kontrolou výsledku
- Evidencia
- Tabuľka všetkých dokumentov s dátumom, typom, zaradením a odkazom na súbor
- Odovzdanie
- Šifrovaný externý nosič alebo priamo do vášho prostredia — podľa vašej voľby
Bezpečnosť a ochrana údajov
Vaše dokumenty zostávajú pod kontrolou
Archív inštitúcie obsahuje osobné údaje. Preto je celý proces postavený tak, aby bolo v každom momente zrejmé, kde sa dokumenty nachádzajú a kto k nim mal prístup.
Zmluva pred prvým dokumentom
- Zmluva o spracúvaní osobných údajov s vymedzeným účelom a rozsahom
- Povinnosť mlčanlivosti každej osoby, ktorá sa na spracovaní podieľa
- Písomný protokol o prevzatí aj o vrátení dokumentov
Prevoz a uloženie
- Dokumenty prevážame sami — bez kuriérskej služby a tretích strán
- Ak si to prajete, skenujeme priamo u vás a archív vôbec neopustí budovu
- Výstupný nosič je šifrovaný a odovzdáva sa len poverenej osobe
Podrobnosti o spracúvaní údajov nájdete v zásadách ochrany osobných údajov. O tom, čo sa s dokumentmi deje a v akom rozsahu, rozhoduje vždy poverená osoba vašej inštitúcie.
Na čo digitalizácia nadväzuje
Naskenovať je začiatok, nie cieľ
Digitalizácia sa najviac vyplatí, keď na ňu niečo nadväzuje. Najčastejšie ide o tieto tri veci.
Najčastejšie
Doplnenie povinného zverejňovania
Chýbajúce faktúry a objednávky za uplynulé roky spracujeme do štruktúrovanej tabuľky, anonymizujeme a zverejníme na vašom webe. Od 290 €.
Priebežne
Mesačná správa dokumentov
Nové faktúry a objednávky nám už len posielate e-mailom a my ich spracujeme a zverejníme v termíne. Pozrieť službu.
Na konci
Bezpečné zničenie originálov
Po uplynutí lehoty uloženia a po riadnom vyradení dokumenty bezpečne zničíme a vystavíme písomný protokol.
Pri vyraďovaní dokumentov postupujeme ako váš dodávateľ — samotné vyradenie je konanie, ktoré vedie inštitúcia s príslušným archívom. Zabezpečíme prípravu podkladov, evidenciu a fyzické zničenie po schválení.
Cena a ďalší krok
Cenu určíme až po obhliadke
Digitalizácia sa nedá naceniť podľa cenníka — rozhoduje počet šanónov, stav papiera, formáty a to, ako podrobnú evidenciu potrebujete. Prídeme sa preto pozrieť, spočítame rozsah a pošleme konkrétnu cenu s termínom. Obhliadka je zdarma a nezaväzuje vás k ničomu.
- Obhliadka a cenová ponuka do 5 pracovných dní
- Cena je konečná — bez dodatočných položiek
- Pri väčších archívoch spracovanie po etapách, aby ste nezostali bez dokumentov